Гаагская Конвенция 1961 года стерла границы между некоторыми государствами для официального документооборота, сделав свободнее международную передачу документации. Решение упростило процедуру заверения подлинности документов, но потребовало повышения уровня защиты, поэтому в 2003 году специальная комиссия урегулировала особенности использования электронного апостиля. На встрече было принято решение, что цифровые технологии не противоречат идеям Конвенции. За основу был взят опыт электронной торговли и использования цифровых подписей.
Главные характеристики электронного апостиля
● Электронная подпись — один из реквизитов электронного документа. Она становится аналогом рукописной подписи и позволяет определять личность, которая подписала документ.
● Электронный реестр упростит процесс подтверждения подлинности апостиля. Информация, содержащаяся в конкретном апостиле, заносится в электронную базу — найти можно за несколько секунд. Минимальные сроки внесения сведений в базу определяется каждым государством в отдельности, стандартных требований не установлено.
● Информация, которая хранится в электронном виде, не только более защищена от мошенников, но и более доступна для лиц, имеющих на нее права.
● С помощью защищенных средств электронная подпись может быть воспроизведена и распечатана на апостиле.
Впервые электронный апостиль был применен в 2006 году в Соединенных Штатах Америки. Эксперимент показал, что цифровой формат эффективен, удобен в использовании и, вопреки опасениям некоторых специалистов, не повышает уровень мошенничества. Современные технологии защиты информации позволяют с уверенностью заявить, что бумажные носители больше не самые надежные и безопасные.
Электронный апостиль удобен всем
● Как и большинство внедряемых цифровых технологий, появление электронного апостиля принесет пользу каждой стороне. Для государственных ведомств, которые ответственны за оформление апостиля, появляется возможность существенно упростить процедуру, попутно сократив финансовые траты на оформление.
● Заявители, нуждающиеся в заверении документов, смогут получить апостиль намного быстрее и проще — документы можно подавать в электронной форме, а все бюрократические преграды и многочасовые ожидания в очереди остаются позади.
● Обмен важными документами становится эффективнее и быстрее, проверка подлинности документа проходит моментально — электронный апостиль подразумевает существование баз данных, с помощью которых подтверждать подлинность подписи на официальном документе можно за несколько секунд.
● В отличие от традиционного апостиля, данные, внесенные в электронном формате можно редактировать — столько раз, сколько это потребуется.